会计软件的应用流程包括系统初始化、日常处理、期末处理、数据管理等环节。

一、系统初始化

初始化的特点和作用

在电算化会计信息系统中，一般采用通用财务软件来建立自己的系统，不同会计主体在核算上存在差异，不同会计对象适用的具体会计方法可能也不相同，由于商品化财务软件具有通用性的特点，使得各单位在开始使用软件时，首先要针对本单位的业务性质及会计核算与财务管理的具体要求对它进行具体设置，这种工作称为系统初始化。

系统初始化是系统首次使用时，根据企业实际情况进行参数设置，并录入基础档案与初始数据的过程。

系统初始化是会计电算化中的一项重要工作，它是整个电算化工作的基础。这个基础的好坏，直接影响到会计电算化工作的开展和运作。它将通用的会计软件转变为满足特定企业需要的系统，使手工环境下的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境下延续和正常工作。

另外，系统初始化也是一种一次性的工作，初始化对有关项目设置完成后，一般不允许进行修改，部分参数可以在系统使用后修改，系统初始化将对系统的后续运行产生重要影响，因此系统初始化工作必须完整且尽量满足企业的需求。

系统初始化的内容

系统初始化的内容包括系统级初始化和模块级初始化。模块级初始化是针对某一应用功能模块的设置，如财务参数设置、固定资产折旧方式、往来单位设置、收付结算设置等。

1.系统级初始化

系统级初始化是针对整个会计软件所公用的数据、参数和系统公用基础信息，其初始化的内容涉及多个模块的运行，不专属与某个账户。系统级初始化的主要内容包括：

• 创建账套并设置相关信息

在应用会计核算软件开展会计核算工作的开始，第一件事就是要在系统中建立当前会计主体独立使用的一套核算数据，并明确有关事项以适应当前会计主体的核算要求，这就是“建立账套”。“账套”是软件中存放会计业务数据资料文件的总称，账套中包括会计科目、记账凭证、账簿、会计报表以及相关业务资料等内容。一个账套只能保存一个会计主体的业务资料。

“建账”就是完成会计数据库的建立，将按照财务软件所设计的模板数据库建立用户的数据库，实际上是完成了相当于手工方式下账本的准备工作。

• 增加操作员并设置权限

增加操作员并分配权限，也叫“账务分工”，是为会计软件增加使用用户，并分配操作权限的过程。权限的分配，可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人。但应当符合内部牵制制度的要求。

• 设置系统公用基础信息

公用基础信息是各模块通用的信息，包括部门档案、职员档案、客户档案、供应商档库、仓库存货档案等。

2.模块级初始化

模块级初始化是设置特定模块运行过程中所需要的参数、数据和本模块的基础信息，以保证模块按照企业的要求正常进行。比如固定资产系统中折旧方法的定义，工资系统中工资项目的定义、公式的定义等。

模块级初始化内容主要包括：

• 设置系统控制参数

参数设置也称业务处理参数，即设置会计业务处理过程中所使用的各种控制参数，规定业务处理控制要求。在财务软件中设置了参数后，就会在数据库中保存这些参数，以后使用计算机进行相应会计业务处理时，系统将根据保存的参数值，做不同的计算、存储、统计分析处理。

参数和业务规则是软件为适应不同的用户需求而设计的一些开关。如有些用户可能需要对企业内部各个部门的预算进行精细的控制，严格管理；而有的则只需要进行一些粗放的控制，便于操作。这两种控制方法对于软件来说，实现方法是完全不同的。这时，软件设计者将两种实现方法都设计到软件中去，使用者只根据自己的需要选择相应的开关就可以了。这就是通用财务软件的所谓“最长流程软件设计，最佳选择组合应用”。通过一些灵活的配置，使软件的应用流程更加贴近使用者的要求。这样，既满足了不同用户的需要，当用户的业务模式发生了一些变化时，不需更换软件，只需更改某些基础参数的设置，又解决了软件的通用性问题。

基础参数和业务规则的设置将决定财务软件的运行流程、业务模式、数据流向等，设定后不能随意更改。

• 设置基础信息

各模块的基础信息有自己的特点，比如应收款管理的基础信息设置包括坏账准备的设置、科目设置等，固定资产模块的基础信息包括部门对应折旧科目、固定资产增减方式、使用状况、卡片样式等的设置。

• 录入初始数据

由于企业的经济业务是连续发生的，在某一时刻，除非企业是刚刚成立，一切从零开始，否则其资产、负债及所有者权益都是具有一定数量和金额的，这些记录在会计上称为即将开始的会计期间的期初余额，它恒等于上一会计期间的期末余额。在首次使用新的会计软件时，期初余额是指软件启用以前的科目总账、明细账、辅助账等余额，该余额包含新的账务软件启用以前，已进行的会计处理的所有业务信息，同时包含了未进行会计处理的一些业务数据。

二、日常处理

日常处理的含义

日常处理是指在每个会计期间内，企业日常运营过程中重复、频繁发生的业务处理过程。包括购进业务的核算、生产业务的核算、销售业务的核算、工资与固定资产的核算等过程。

会计信息系统的日常处理主要包括业务数据输入、处理、输出、利用，其业务处理流程如下：输入工作—加工处理—输出工作—分析、利用。

输入工作：将原始数据、原始凭证或记账凭证输入计算机，生成一定格式的数据文件，存储在计算机磁盘介质上。

加工处理：对计算机器盘介质上存储的数据文件，进行计算分类合井传送等处理，生成凭证、账簿或报表等数据文件，存储在计算机疆盘介质上。

输出工作：根据计算机验盘介质上存储的凭证展博或报表数据文件， 在计算机屏幕或打印机上输出各种会计信息。

分析、利用：在会计核算的基础上进步分析利用， 如：编制各种财务分析报告等。

日常处理的特点

1.日常业务频繁发生，需要输入的数据量大。

在会计软件中，根据一般企业日常经营管理业务的要求，针对工资核算业务、固定资产核算业务、进销存业务和往来业务等在核算和管理方面的特点，设置了专门的管理模块，日常业务频繁发生，在业务模块进行管理和核算，常常需要输入大量的数据。

2.日常业务在会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同。

日常业务指的是各岗位会计人员每天面临的工作，包括购进业务的核算、生产业务的核算、销售业务的核算、薪资与固定资产的核算等，这些工作，日复一日，年复一年，具有鲜明的重复性，但每笔业务发生的数量和金额不同。

三、期末处理

期末处理的含义

期末处理是指在每个会计期间的期未所要完成的特定业务。

期末处理一般包括期末转账业务、试算平衡、对账、结账及期末会计报表的编制等，它们与日常业务相比较，数量不是很多，但有很多工作每月都必须做，且使用方法很少改变。因此，我们将这些相对固定的业务预先定义好框架或模板， 并为它们定义好取数的公式，以后只须每月调用凭证编号，即可生成凭证。这样不但节省会计人员的工作量，也可以加强财务核算的规范性。

期末处理是将本期所发生的经济业务全部登记入账后进行的工作，在电算化方式下，结账工作比手工相对简单很多，它是一种数据的批处理工作，基本上是由系统自动完成的。

期末处理的特点

期末处理是对企业本期业务工作的封存、结转，只在期末进行。期末处理是对本月日常业务处理进行限制，并对下月数据进行初始化，期末结账后，将不能再处理本月的所有业务。

期末处理的特点：

1. 有较为固定的处理流程；

2.业务可以由计算机自动完成。

四、数据管理

系统管理是指对会计软件各功能模块的管理，主要是对账套、操作员等进行相关的管理设置，账套数据的备份和恢复，但不涉及账套数据内部的任何业务性操作。在会计软件应用的各个环节还要注意对数据的管理。

1.数据备份

数据的备份是指将会计软件输出的数据保存在其他存储介质上，以备后续使用。数据备份主要包括账套备份、年度账备份等。备份的数据必须引入到原有会计信息系统才可以使用。

2.数据还原

数据还原又称数据恢复，是指备份的数据使用会计软件恢复到计算机硬盘上。它与数据备份是个相反的过程。数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。

数据还原通常用来完成同软件环境里的一个账套数据在不同计算机之间的转移。对集团公司来说，可以将子公司的账套数据定期引入到母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。

只有系统管理员才能进行企业账套的输出和恢复，只有企业的账套主管才能进行本企业年度账的输出和恢复。

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