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今天来和大家谈谈关于知识产权的费用管理，在中小企业的初级阶段，知识产权活动大多数时候都在花钱，专利申请及布局要花钱、专利维护要花钱，商标申请及维护也要花钱······总之，要花很多很多的钱，所以在没有通过知识产权运营、许可及转让赚钱之前，更需要严格做好费用的管控。
作为企业的IPR，你千万不要什么事儿还没做，先问领导申请一大笔钱要搞知识产权，虽说古人有云，兵马未动，粮草先行，你怀着一腔热血，想大展身手，结果往往会迎来领导的一盆彻头彻尾的凉水。不要埋怨企业不提供足够的资金支持，也不要埋怨老板怎么抠抠嗖嗖的。一方面大的经济环境形势确实不好；另一方面，企业的首要目标是生存，在不能保证生存的前提下，哪有更多的资金来搞知识产权呢？
所以作为一名企业IPR，不能光想着花钱，还要时刻思考如何省钱、赚钱。企业发展初期一定要帮助企业做好知识产权的费用管理。如何帮助企业做好费用的管控，企业必须建立自己的台账，必须做到心中有数。那么具体应该如何实施呢？
费用管理之痛
首先我们先来了解下缴费的过程会涉及哪几个主体？无外乎3个：企业、代理机构、国知局，一般来说有以下2个缴费途径：
途径1：企业直接缴纳费用给国知局（线下可以通过银行、邮局、代办处的窗口）；
优势：企业自己对费用缴纳情况进行跟踪和监控，节约了代理机构的代办费；
劣势：企业需要自行查询费用缴纳多少；等收据是个需要考验耐心的过程（除代办处窗口办理）；通过去当地国知局代办处进行缴纳，去国知局代办处缴纳会有一定的时间及路费成本。
途径2：企业缴纳费用给代理所，代理所代企业缴费给国知局；
优势：企业自己节约人力资源，代理所相对专业；
劣势：企业搞不清应该交给代理所多少？自己不清楚就容易演变成代理所说多少就是多少。企业自身不能很好地把控缴费的整体情况。企业即使汇款给代理所，代理所是否按时缴纳，企业仍需要主动跟踪。代理所也不能完全保证缴费不出错。
当然，既然外包了，那就需要额外支出代理机构的代办费。代理所可不像瓜子二手车直卖网广告宣传的那样，“没有中间商赚差价，买家少花钱，卖家多赚钱”。既然给你代缴了，当然要多少收点外快，少的一件30元或50元，多的一件80元或100元也都有，如果一家企业有上百条专利，代缴年费的代理费就接近万元。
在这里不得不吐槽一件我亲身经历的事情：我在企业时，刚刚接手知识产权工作时，当时有家代理所从我司创立伊始就一直合作，我们对合作伙伴一直十分信任，由于一开始没有这方面的基础知识，所以基本是代理所开张单子，让我们汇多少钱过去我们就支付多少钱。而代理所的单子上只有一个总金额，没有任何明细。后来我在外面接受了系统专业的培训，了解了专利的申请费以及维护费后，我发现他们给出的金额往往比官方费用要高出一大截，而且有时还存在乱收费的情况，在证据面前，对方无话可说。后来，我们果断把这家代理所换了，也对后续的供应商进行了规范，要求他们列出缴费明细。建议大家在选择代理所时，还是要综合考虑，定期可以多家供应商进行询比价及考量。目前，我的老东家年费维护都是自己在做。
后来，我们也深刻反思了这件事，归纳了以下几点原因：一是欺负我们不懂；二是抓着熟人狠宰；三是没有竞争对手，所以肆无忌惮；
此外，站在代理所的角度，代理所如果先行垫付，也需要做好费用的管控，企业是否按时回款。
其实，缴纳年费也没有想象中那么复杂。
Step1：通过网站、电话等途径查询要缴纳的费用信息；
Step2：向国知局指定账户汇款，可以通过线上或者线下汇款；
Step3：登录专利缴费信息网上补充及管理系统http://fee.sipo.gov.cn/，填写好相关信息，下载费用信息模板，导入费用明细；
缴费网站
Step4：跟踪费用情况，确认是否缴纳成功；
申请完专利，按时做好年费维护，维持专利的有效性并不意味着费用管理就此结束。
我们还需要积极响应国家的政策，帮助企业去申请专利费减、各省市区的资助、其他的项目资助（如专项资金：上海市专利试点示范企业、江苏省高价值专利培育、战推等，又如高新技术企业、高新技术产品转化等可以减税退税，申报都有对知识产权的要求），从多种渠道减轻企业的资金压力。
当然，我们还可以通过费用管理做更多的工作，比如通过对历年专利申请费、维护费等的统计，可以预测新的一年专利费用的支出，从而做到有理有据的提出新的一年的专利预算。
目前，由于国知局对费用数据的把控很严，直接导致目前市面上任何一家机构都不能实现官方费用的同步，这就导致许多管理系统服务商只能把官方缴费规则嵌入到系统中，但是这种实现方式也会存在问题，客户使用也极为不方便。比如，客户是否信任管理系统给出的费用数据，到底准不准？哪些专利享有费减，仍需要客户单独去进行设置。
真心希望国知局可以早日开放费用数据。
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