返回目录：理财保险
对于职场的人士，电子邮件是工作往来的重要沟通方式。
那么工作邮件的书写是否有一些规范可以遵循？
使用中文书写和使用英文书写电子邮件需要注意哪些问题？
小邦为你提供一些参考。
以下内容不是规范，只是写邮件时的总结，请根据自己公司、团队的实际情况带入思考。
1、“战地记者”原则
设想自己是一名战地记者，在弹雨纷飞的时候要报道当前的战况，在每说一句话都有可能有枪子儿找上脑门的时候，废话、套话、官话、空话一概省略，直切主题是最合适的。
比如说作为一个系统部署人员，要向一个主管技术的大领导汇报客户现场的一个重大问题，可以用这样的思路写：
XXX模块目前无法运行，部署日志见附件1，
报错信息见附件2，
客户端环境见附件3.
客户要求24h内解决，否则将延迟上线。
将所有的重点信息浓缩，相关但冗长的技术信息用附件传递，可以保证对方在看到邮件后马上理解事情的起因经过以及可能的结果，这种情况下如果顾虑太多，仍然用“尊敬的领导”一类的套话起头和修辞的话，可能会导致对方遗漏重要信息。
保证对方第一眼就能看到电邮的目的。
2、“金字塔”原理
想象一下金字塔的典型构造：中心明确，分层叙事，逐层铺开。
1、先用战地记者原理过滤一下自己所想表达的内容。 找到少数的几个重点，然后再逐一筛减直到找到有且只有一个的中心，先将这个“点”暂时列为自己所有表述的最终目的。
2、分析邮件接受者对于这个中心点的理解程度。如果可能不甚理解，则保持这个中心点，围绕着它展开描述。
3、文字风格和邮件格式
1、标点符号
这部分是最容易忽视的，不少工作N年的老同事在书写电邮时要么不加符号，要么乱加符号。
比如每句话都用问号结尾、到处乱跑的感叹号、翻译腔的破折号等等。
比如用中文句号，所有的句号都用中文句号，不要中英符号混用
另外日常聊天时很多人习惯以三个句号结尾，但在电邮中尽量避免这些个人习惯，就算不能规范地使用标点，但也至少不要成为潜在的阅读障碍。
2、文本字体
- 默认字体
如果公司有规范，严格执行，如果没有规范，就保持默认字体，因为在不知道对方视力、阅读场合、阅读仪器的时候，默认字体是最安全的选择。
- 粗体
仅限于刻意强调的文字，一般情况下在一段话内只出现一个粗体词组时，强调效果是最好的，而出现了三四个甚至更多的粗体时，效果反而降低，“都强调等于没强调”，所以，找到自己最需要的那个点，然后再考虑是否值得加粗。
- 斜体
另外，无论如何都要谨慎对待“斜体”，尽量避免使用，目前win平台的斜体会显得眼花缭乱。
3、字体颜色
- 安全颜色：黑色、红色
黑色（常规颜色不会出错）、红色（代表强调或者危险）可以适度使用，其他颜色尽量避免使用。
- 多种颜色时，给出标注
如果一定要用多种颜色，必须在显眼的地方给出颜色的标注，否则邮件几经转手后，阅读者会不理解颜色的意义而错失、误解信息。
4、段落对齐
- 段首对齐
我见过不少人在一个新段落的时候前面加了两个空格，一些甚至加四个空格（因为一个英文空格是1/2个汉字字符），但是在电邮中，段落开始时应该避免加空格，避免不同的系统显示不一样，造成内容错乱。
- 段末对齐
不要用回车控制换行，因为在自己的客户端设置下看起来美观的回车换行，到了别人的设备上将可能是一种视觉灾难，参考这个图片（左为原始屏幕，右为较小屏幕下的显示效果）。
5、换行与行间距
- 空行一行
在表述完一个完整段落后，尽量手工空一行，因为在不同的阅读设备中，没有这个空行的话会导致密密麻麻的文字墙，这种视觉压力会直接影响阅读者的理解能力，留白能让人在阅读的时候有喘息的机会和理解的间隙。
- 适当的间距
行间距可以用默认间距或1.5倍以内的间距，取决于篇幅多长，更高的间距会让阅读者的视线跳跃过多引发视觉疲劳。
6、文字描述手法
概括一下所推荐的电邮写作手法，“选择朴实准确的形容词和副词，多用具备一定意义的短句，避免复杂术语的堆砌”。
- 选择朴实准确的形容词和副词
这里主要针对偏爱小说式电邮的写作方式，比如需要用“美观”代替“美轮美奂”等等，工作电邮不是散文，需要确保务实。
- 多用具备一定意义的短句
将长句拆解为短句，可以让阅读者更容易理解。
- 避免复杂术语的堆砌
同事间对于信息的理解不同，而信息不对等是造成沟通不畅的最主要障碍，说白了就是“你说的我不理解，我说的你不理解，双方都要往复几次才能理解对方”。
7、邮件标题
电邮标题也是经常被忽视的一点，但这一点至关重要，可以说保证了自己和对方在今后查找相关信息时的准确性。 恰当的标题一般是最全面的概括、最开始的引子、最点睛的描述。
- 全面的概括
- 开始的引子
- 点睛的描述
8、其他
其他电邮的写作内容还包括签名档、邮件重要度、邮件格式、阅读者的环境预估等。
- 签名档
签名档主要用于让对方获取自己的其他联系方式，公司有统一要求的，需要严格执行，如果没有统一要求的，需要设置一个固定的格式，包括个人姓名、英文名、公司正式注册名称、部门、项目组、手机、座机、MSN等可以联系到的信息。
- 邮件格式
通常设置为html格式，如果有特殊要求也可以考虑txt纯文本、PDF，但后者将没有视觉可言，还需下载。
其实写邮件并不难，只要掌握了基本的规则，做到逻辑清晰，，目的明确，就能够写出一封得体的电子邮件。
当了解了如何编写一封得体的邮件后，不仅能节省收发件双方的时间，也可以提升你的职场形象和职业素养。