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问：某小区一业主因邻里纠纷，认为物业公司协调不力，长期拒绝缴纳物业管理费，物业管理处多次通过电话和短信进行催缴，并寄发律师函。在沟通无果后，物业公司将业主告上法庭，庭审过程中，业主以物业公司没有进行书面催缴为由提出抗辩。物业公司出具寄发律师函的快递清单，业主以没有本人签章及不能确定快递内容为由再次提出抗辩。
那么问题来了，在以诉讼形式追缴物业管理费之前，是不是一定要有书面催缴呢？作为书面催缴形式的律师函究竟有什么作用？催收函、律师函的正确送达方式应该是什么样的呢？
答：最高法《关于审理物业服务纠纷的解释》第六条中明确规定，“经书面催交，业主无正当理由拒绝交纳或者在催告的合理期限内仍未交纳物业费，物业服务企业请求业主支付物业费的，人民法院应予支持。”由此可见，物业服务企业向业主追索物业费的请求要想获得法院支持，其前提包括：一是经书面催缴；二是业主无正当理由拒绝交纳或者在催告的合理期限内仍未交纳。同时，物业服务企业还必须有证据证明已将该书面通知送达给了业主，而业主无正当理由地拖延。
物业服务企业在以诉讼形式催缴费用前，向业主“书面催缴”十分必要。一方面，未能按时交纳物业费存在多方面原因，既有因对物业服务不满、对房屋保修不满等原因故意欠缴的情况，也有因账户变更、工作忙、遗忘等原因交纳失败的，通过书面催缴，可以提醒未能成功缴费的业主再次交纳费用，也可以通过催缴工作与业主进行沟通，了解业主诉求。律师函送达后，在规定期间仍然未缴纳物业费，再进行起诉。
律师函具有物业费催缴单所不具备的法律效益，作为重要的书面催缴形式，律师函还具有以下几大重要作用：一是通知与和解；二是证据取得；三是中断时效。
律师函的效用清楚了，那么这些效用一定能够发挥出来吗？未必。还有一个环节很重要，这就是送达。直接送达是送达律师函最有效、便捷的途径。由业主本人或同住的具有完全行为能力的亲属或者被授权主体签收律师函，并由物业服务中心保留签收回执，存入业主档案内。在直接送达的同时，可以与业主再次沟通物业费缴纳事宜，通过诚挚沟通，可利于物业费的及时收取。此处注意：有些毛躁大仙把律师函给了业主，业主也签收了回执，但并不能从回执上证明你催收了什么内容。简单的办法就是让业主在律师函复印件下方签收。
因房屋空置、出租等原因，采用EMS送达成为很多物业公司送达律师函的首选。但这里有一个特别容易犯的错误就是，律师函是发了，却不能证明你发的律师函是什么内容，涉及标的是多少钱。通过EMS送达律师函时，需要在邮件封面备注“对××项目×栋×室催缴××年××月至××年××月的物业服务费（共计大写××元整）的催收函”字样，邮寄后及时从邮局取得回执并存入档案，避免因超过邮局的保存期限，导致无法取得回执，另外，物业服务中心还可以从邮政官网查询对方签收时间并打印存档。
还有一个问题，业主住在小区但拒绝签收你的律师函怎么办？故意不交钱的业主，有法律常识的就知道诉讼时效和中断时效的概念，就是不签，拖过两年就免于付账了。这种情况，其实也可以采用邮寄EMS的办法，还可以采用在其入户门门牌号下张贴律师函然后拍照的方式，采取拍照方式时，应该有措施证明照片拍摄的时间。
由于律师事务所和律师的特殊地位，律师函具有一般函件所不能相比的作用，业主在收到律师函时，一般会比较重视，下意识的会认为自己要“吃官司”了。所以物业服务中心在发放律师函时，务必提前与业主取得沟通，说明欠费情况及缴费约定，并根据具体欠费情况进行权衡，比如业主非主观故意欠费的，尚未到约定缴费期限的，不建议采取律师函方式催收。毕竟，物业管理是服务行业，应该做好与客户之间的情感维系，能够不战而屈人之兵最好。在送达律师函时，也需要注意保护业主的隐私权和名誉权，因律师函发放引起业主投诉或者起诉，得不偿失。