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昨天的文章，写了自己分享的课程《五星级沟通：职场新人版》，有朋友问，可否给PPT。抱歉，目前不方便发出来。BLUES今天把课程中的邮件沟通部分，写成文章，分享给大家。
写邮件
1. 收件人：在工作中，通常来说，收件人是某一项行动的执行者，如果需要对方进行确认回复，请在邮件内注明。
2. 善于使用邮件组。通常我们都会给不同层级的组织结构单位建立一个邮件组，例如小组邮件组，部门邮件组，项目邮件组等。
3. 抄送：抄送人通常是一项行动的相关者（不是执行者）。通常在进行跨组沟通时候，把双方的leader抄上，周知到位。
4. 密送：密送给自己，这是BLUES的一个习惯，目的是方便进行邮件备份，尤其是某些时候，电脑崩溃，这个时候就知道给自己发邮件的好处了。这个用户习惯，真的可以成为邮件客户端的一个设置选项，是否默认密送给自己。
5. 主题：主题是一封邮件的主旨，简洁明了，BLUES通常书写标题时添加分类，并用简单的语言描述工作的内容，让收件人一目了然。
6. 主题设置分类：邮件通常有几个类别：通知（周知、会议通知等）、材料、汇报(日报、周报、月报)、回复、疑问、分享、探讨、求助。
例如：
【周知】BLUES周二外出进行校招毕业生培训，有事电话联系
【资料】JIRA系统使用的方法
【分享】关于提升沟通能力的分享
7. 附件：如果有附件，请在邮件正文写清楚有几个附件，格式是什么，建议使用PDF格式的文档。这样发布出去，不用担心格式改变，方便收件人进行阅读。
8. 签名：一般会用邮件客户端设置常用签名，网页端也有签名功能。新建或者转发邮件时候，自动读取签名，包含：姓名、部门、公司，联系电话、邮箱等内容。
发送前的检查Checklist
发送邮件前，按照下面的列表对邮件进行检查，相当于产品发布前的Checklist，检查过后，一般不会出低级错误。
1. 检查有无附件并上传；
附件命名，BLUES常用的格式是：日期+文件主题+姓名+版号，
例如：20150715手机迅雷数据周报（BLUES）终稿
2. 书写邮件主题，按照分类和事项简介的规则来命名邮件主题；
3. 按照要求书写正文部分；
4. 邮件签名部分；
5. 密送给自己，真的是个好习惯。
6. 最后填写或选择发件人、抄送人。
之所以将发件人放在最后填写，就是因为一封邮件必须需要收件人，所以，在填写收件人之前，邮件是不会被发送的，那就可以给自己留有最大的余地去修改。万一碰到发送按钮，也不会发出。
发邮件
1. 记住，邮件是用来发结论、记录、通知、备忘等内容的，不是用来争论的。
千万别用邮件吵架，就是你一封，我一封的来回回复，尤其是在邮件组进行多次往复的争论。有需要不断询问的，请当面沟通，沟通完毕，再给出结论邮件。
2. 邮件瘦身，不发大附件，过大的附件，建议用云盘存储，再给链接；
3.新人的邮件，先发给身边同事预览检查，每个职场人都犯过邮件的小错误，例如漏发附件，写错收件人等；
4. 外出、请假的邮件周知，明确自己休假时候的工作安排；
5. 在发出正式邮件之前，如果是重要内容，例如会议的决议，建议先在RTX等内部沟通渠道确认后，再发出正式邮件。
邮件管理
1. 不要一上班就看邮件，邮件，通常不是最紧急的工作内容，如果重要紧急，对方会给你打电话；
2. 收取邮件的分组规则制定。按照不同类别、不同联系人等维度进行分组，例如需求邮件、通知邮件、老板邮件等，尤其是重要人物的邮件，独立出来，例如有直接工作关系的同事和leader。
3. 学会删除邮件，一些大范围群发的周期性的通知等可以确定没什么价值的邮件，就删了吧。在服务器端保存邮件副本，便于以后查询。
4. 在第三方邮箱网页端设置邮件收取；方便保存、查阅；推荐QQ邮箱，不愧是腾讯内部的7星级产品。
5. 学会使用邮件标记，例如后续需要处理的邮件，及时标注。
以上是个人的一些邮件使用心得，欢迎大家评论补充，交流中共同进步。
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