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尽职调查现场访谈及核实阶段-尽职调查

作者:百色金融新闻网

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现场尽职调查前期操作流程


一、收集财务企业信息

根据材料清单要求企业提供企业相关资料(可先行提供电子版)。

二、 对企业财务状况进行分析

1、对企业财务报告及相关财务资料的内容进行审慎核查。

审慎核查时,不仅需关注会计信息各构成要素之间是否相匹配,还需关注会计信息与相关非会计信息之间是否相匹配,特别是应将财务分析与企业实际业务情况相结合,关注企业的业务发展、业务管理状况,了解企业业务的实际操作程序、相关经营部门的经营业绩,对企业财务资料做出总体评价。

2、查看年度审计报告中的审计意见,是否存在除无保留意见外的其他审计意见。

三、电话约访

1、尽调人员致电目标公司,联系受访者,并确定、告知以下事项:

简单自我介绍;

拜访时间及地点;

须确认目标公司类型,如生产型、贸易型等

强调实际控制人与财务负责人均需在场;

所需材料(原件)例如:

近2年购销合同、订单;

提供近3年财务报表(资产负债表、利润表),以及财务报表中最近1年年报所在会计年度的所有账簿(包括台账)/财务软件信息(所有类型企业)、会计凭证、原始凭证、银行单据等。

近一年财务报表月报(季报)重要数据(销售收入、销售成本、现金、应收账款、存货、应付账款、应付费用)

最近1年年报报表日至实地调查日期间所有账簿(包括台账)/财务软件信息、会计凭证、原始凭证、银行单据等。

租赁合同

公司章程

其他所需材料

5)贸易、运输、工程类企业,开票、报税系统所在地与拜访地址需一致;

6)生产型企业,以车间、厂房所在地为拜访地址,所有纸质材料(如购销合同、会计凭证、租赁合同等)均需拿到拜访地址;若开票、报税系统不在拜访地址,则需进一步前往相关地址调查。

7)电话结束后,将所需资料信息、拜访地址、拜访时间通过短信、传真或E-MAIL 形式和目标公司确认。

2、电话约访主要事项

填写并反馈约访时间、运作信息(如姓名、电话等)、面访说明;如因某些原因(“实际控制人没时间”或“资料未准备好”等),导致无法第一时间安排,尽调人员需填写调查跟踪清单,并在面访说明处记录原因以及下次电访、尽调时间。

a)尽调部门每天收到尽调单后需在当天联系,并在面访说明做好相应记录。所有订单,需要和实际控制人、及公司财务负责人就所需要准备的材料进行双重确认。

b)若拨打的电话,目标公司无人接听,每隔半小时(或以上),应再拨打,联系的次数需为3 次及以上。例如面访说明记录为“3-2 16:30 MB XX 电话无人接听。 17:00MBXX 电话无人接听 17:30MB XX 电话无人接听,发了短信请XX 及时与我联系”。若当天联系了3 次及以上,目标公司依然无人接听,第2 天早上应再次和目标公司联系,并做好相应记录。

c)若客户表示其没时间接待,需确认下次联系时间,并记录相应情况。

d)当会计凭证、系统与目标公司工厂位于2 个地方时,应按顺序走访,工厂与会计凭证是必须拍摄的。

3、对收集的财务报表进行分析


尽职调查现场访谈及核实阶段


现场尽职调查现场访谈阶段

一、现场面谈要求

见面时,单独询问企业实际控制人,再单独询问企业财务负责人。

如企业实际控制人和财务负责人在同一现场,尽调人员可要求分成两组,尽调人员A与企业实际控制人单独交谈,尽调人员B在另一场所与企业财务负责人交谈。询问内容相同。

二、现场调查前期阶段步骤

1、记录到达时间,出示授权书、工作证,交换名片,并告知目标公司,相关材料需拍摄照片,拜访过程需录音。

2、仔细查看名片,了解实际控制人(受访者)是否为目标公司法定代表人;如受访者非法定代表人,需询问其与法定代表人的关系。

3、对受访者的开场白:

“此次访谈仅为XX机构向贵公司提供贷款支持而进行的尽职调查,调查内容绝对保密,未经贵公司许可,不会对任何第三方如工商、税务等政府部门、贵司业务伙伴和其他机构泄露任何访谈信息。

请贵司一定完全真实反映贵司的情况。越真实的情况越有助于贵司获得更高的信贷支持,而虚假信息会使贵司无法获得任何信贷支持。”

(签订或提供已准备好的保密保证书)

4、现场资料的拍摄必须严格按照“现场尽职调查文件清单”的资料原件进行拍摄。

5、拍摄企业铭牌,并了解有无其他企业同一地址经营;如有,需拍摄企业铭牌,并了解是否为关系企业。

6、若目标公司对资料保密性方面有所顾及,调研人员需以客户意愿为主,拍摄资料时征询客户意见,如对方拒绝,则不拍摄/删除已拍资料,但需要向目标公司说明,可能影响项目正常进行。


三、现场调查正式阶段步骤

1、人员访谈阶段(实际控制人与财务负责人需分开单独访谈)

1)公司基本情况

  1. 了解目标公司的成立、发展和主要管理人员。
  2. 了解目标公司股东、股权情况及是否有关联公司。
  3. 了解目标公司申请此次贷款原因。
  4. 2)向被访者初步询问财务情况
  • 询问报表真实性情况:
  • 询问该财务报表的真实性(按百分比询问,如“该财务报表您认为数据真实度是多少,90%、80%、60%或40%?”)。
  • 当被访者回答报表真实性高于90%时,直接进入“3”。
  • 当被访者回答报表真实性低于90%时,或企业不能提供财务报告时,立刻询问被访者原因,填写到“财务尽职调查表”,并进入下列程序:
  • 3)实际控制人的访谈
  • 通过询问实际控制人的形式,在“财务尽职调查表”上“简单回答”填写最近1年(上年)主要财务数据。


尽职调查现场访谈及核实阶段



现场尽职调查核实阶段


一、电话核实阶段

1、向购买商客户电话询问核实

a) 尽调人员A征求企业实际控制人同意,获得主要购买商(前5家)客户负责人的电话,并记录。

b) 记录电话后,当着企业实际控制人的面和客户通电话(不能存在时间间隔)。

向企业实际控制人说明:“根据尽调流程,我们需要和贵司的客户打个电话核实一下您和他们的合作关系。”获得同意后,进行电话问询。未获得同意,询问不能进行电话问询的原因,并向他解释这是任何金融机构的调查惯例,否则无法核实情况,可能影响融资。

如果企业控制人说没有客户电话,尽调人员A应征求他同意后,电话通知尽调人员B,由尽调人员B在财务负责人处获得客户电话,并拨打电话。(按购买商采购金额顺序拨打电话,如无法接通即拨打下一个)(需与3家购买商客户和3家供应商取得实质通话并成功取得信息,如果今年有新的购买商或供应商,上述“3+3”中必须包括1家新购买商和1家新供应商)。

2、对企业供应商电话调查

a) 尽调人员A征求企业实际控制人同意,获得主要供应商(前5家)客户负责人的电话,并记录。

b) 记录电话后,当着企业实际控制人的面和客户通电话(不能存在时间间隔)。

二、实地核实

1、库存核实

a)对企业库存进行核实。请公司控制人带领尽调人员A到公司仓库,查看相关货物情况。

b)向仓储保管员索要仓库进货、出货清单(存货台账)。首先根据仓库单当日货物数在仓库现场查对仓库库存商品数量。(大致相符即可)

c)根据库存货物数量和记录的进货价格大致计算库存总量金额(也可询问仓储管理员库存总量金额),对比客户提供的当前或去年财务报表的库存数,进行对比。(发现问题,如库存数字明显与该企业报表数字不符或陈述不符,可向仓储管理员提问,说明原因)

d)向仓库管理者询问运输原料采用的运输工具是什么(汽车、火车等),查看调查当月和上月所有运输单据和签收单据,并记录或拍照。

e)拍照所有去年原料进货进库签收单据。

2、 生产场所核实。

a)向生产车间负责人索要本月生产月度清单。根据清单了解本月生产情况(本月产出多少产品,使用多少原料)

b)向生产车间负责人询问产出一个产品需要的时间。以现有生产能力,一天能够最多产出多少产品。

c)现在生产工人有多少?

d)单一产品生产出来需要多少电费、水费?(如不能回答,可询问该车间一天需要多少水电,自己计算)

e)询问该车间已经使用了多长时间?机器设备是哪年购买的?(如是近期购买,询问那么以前是在哪里生产产品?)

f)随机找到一个工人,询问该人在该公司工作时间多长时间?该车间(或公司)有多少工人?工资是怎样计算的,每月工资平均多少钱,有没有上社保?


尽职调查现场访谈及核实阶段


现场尽职调查所需查阅资料


在现场尽职调查中,至少应核查一下文件资料:

一、查阅去年和今年前5供应商和前5购买商客户与该公司签订的合同或订单。

1.查看并摘录与购买商/供应商签订的基础商务合同名称及编号

2.查看商务合同中约定的货品交付方式。如,但不限于以下方式:自提、第三方物流、配送到指定仓库等方式。

3.查看商务合同中约定的付款方式。如,但不限于以下方式:现金/非现金、预付款、货到付款、一次性付款、分批次付款等方式。与前面人员访谈核实环节所述金额进行对比验证。

二、查阅去年全年和今年到现在的销售发票底联,(主要核对发票总数是否与其他信息相符,以及前5大客户所开发票是否与其他信息相符)

三、查阅近12个月每月员工工资单(薪酬明细表),看人员总数、工资总数是否与相关资料吻合,不吻合向财务负责人询问原因。

四、查看从当前到前12个月该公司每个月缴纳的电费、水费记录,并拍照或记录。

五、查阅公司前12个月银行流水单(银行出具的对账单据)。

1.查看对应的银行流水单,核实并摘录应收账款/应付账款对应银行账单编号。

2.查看对应的银行流水单,核实并摘录银行对账单实收/实付日期。若为批次收款/付款的,要逐项记录。

3.查看对应的银行流水单,核实并摘录银行对账单实收/实付金额。若为批复收款/付款的,要逐项记录金额,并加总。

4.若应收账款金额与实际付款金额存在差异,需要询问形成差异的原因,并在报告中详细记录。

六、查阅公司去年一年上税总额和今年到现在上税总额,以及每种税赋的金额。根据该公司营业税税赋率判断其与销售状况是否吻合,如差距较大,向财务负责人询问原因。

七、经营场所(如办公室、厂房、仓库等)如为租赁需拍摄租赁合同(甲方、乙方名称及最后盖章),以及租金支付凭证;如为自有,则拍摄产权证明;

八、另需拍摄近6个月水电费发票。(若为生产型企业,近6 个月水电费。

九、如在会计凭证中发现法院传票、律师费用、行政税务罚款单、关系企业或私人借款凭证信息,均需拍摄相关照片。

十、注意事项。

1.企业往往有多个报表,要求提供企业内部自用的最真实报表。

2.以询问形式简单填写,无需数据极为精确,只需要求被访者大致准确即可。对该两人回答的财务数据出现明显勾稽关系错误、逻辑错误、或两人之间的误差不用再次核实,只需记录。

3.财务负责人可能出于某种目的而拒绝尽调人员的询问,尽调人员只需如实写出财务人员拒绝回答即可。公司实际控制人不应拒绝回答尽调人员的询问,询问问题应基本取得答案。

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